6 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nâng cao hiệu suất làm việc

Thời gian là nguồn tài nguyên quý báu và hữu hạn, tuy nhiên không phải ai cũng tận dụng tốt thời gian của mình trong cuộc sống và công việc.

Trong bài viết này, hãy cùng Trùm sách tìm hiểu 6 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nâng cao hiệu suất làm việc.

Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian trong lập kế hoạch

Kỹ năng quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng trong tiến trình lập kế hoạch hiện thực hóa mục tiêu, giúp cá nhân và tổ chức tối ưu hóa nguồn lực thời gian, nâng cao hiệu suất và đạt được kết quả mong muốn. Một số vai trò quan trọng như:

• Xác định thời gian dự kiến cho mỗi mục tiêu và công việc: kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi mục tiêu và công việc, đảm bảo có đủ thời gian để hoàn thành chúng.
• Thiết lập thời hạn và lịch trình: giúp thiết lập thời hạn cho mỗi tiến trình công việc, cũng như lên lịch chi tiết để theo dõi tiến độ và đảm bảo hoàn thành đúng hạn.
• Phân bổ thời gian hợp lý: giúp phân bổ thời gian hợp lý cho các mục tiêu và công việc, tạo điều kiện để tập trung vào những việc quan trọng và cần thiết.
• Ưu tiên công việc: giúp xác định mức độ ưu tiên công việc, tập trung vào những việc quan trọng nhất và phù hợp với nguồn lực thời gian hiện có.
• Giảm thiểu lãng phí thời gian: giảm thiểu những hoạt động không cần thiết hoặc không liên quan đến mục tiêu, giúp tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu suất.
• Đánh giá tiến độ và điều chỉnh kế hoạch: giúp theo dõi tiến độ hiện thực hóa mục tiêu, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết, để đảm bảo rằng mục tiêu được đạt được một cách hiệu quả.
• Tăng cường sự tập trung và năng suất: Khi quản lý thời gian hiệu quả, các mục tiêu và công việc quan trọng sẽ được tập trung hơn, từ đó tăng năng suất và hiệu quả trong quá trình hiện thực hóa mục tiêu.

Làm sao để biết được bản thân có đang quản lý thời gian hiệu quả hay không?

Để biết mình có quản lý thời gian hiệu quả hay không, mỗi cá nhân có thể chú ý đến những dấu hiệu sau:

• Hoàn thành công việc đúng hạn: Nếu thường xuyên hoàn thành các công việc và nhiệm vụ theo đúng thời hạn đã đề ra, đó là một dấu hiệu tích cực cho thấy bản thân đang quản lý thời gian hiệu quả.
• Tập trung và hiệu suất làm việc: Có thể tập trung vào công việc mà không bị sao lãng quá nhiều, làm việc với hiệu suất cao và không bị chìm vào những việc không quan trọng.
• Cân bằng công việc và cuộc sống: Nếu có thời gian dành cho công việc, gia đình và các hoạt động giải trí, thư giãn một cách hợp lý.
• Ít cảm giác áp lực và stress: Nếu cảm thấy tự tin và không bị áp lực, stress quá mức trong việc quản lý công việc và thời gian.
• Đạt được mục tiêu: Nếu đạt được những mục tiêu đã đề ra trong công việc và cuộc sống một cách liên tục.
• Đánh giá hiệu quả: Hãy tự đánh giá và xem xét kỹ lưỡng việc quản lý thời gian của mình. Nếu có thể nhận ra những lỗ hổng, điểm yếu và cải thiện từng bước một, điều này giúp mỗi người trở nên ngày càng hiệu quả hơn.
• Phản hồi tích cực: Nếu nhận được phản hồi tích cực từ người khác về khả năng quản lý thời gian của mình, điều này cũng chứng tỏ bản thân đang làm tốt trong việc này.

Nếu có những dấu hiệu tích cực như trên, có thể mỗi cá nhân đang quản lý thời gian hiệu quả. Tuy nhiên, nếu cảm thấy có thể cải thiện hơn, hãy luôn đặt mục tiêu hoàn thiện và phát triển khả năng quản lý thời gian để đạt được hiệu quả cao hơn trong cuộc sống và công việc.

Phương pháp quản lý thời gian của người thành công

• Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower
• Phương pháp quản lý thời gian M.I.T. (Most Important Tasks)
• Phương pháp Pomodoro
• Phương pháp The 2 - Minute Rule
• Phương pháp Batching (Làm theo nhóm)
• Thuyết Bốn lò lửa (The Four Burners Theory)

 

Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower

Bản chất của ma trận quản lý thời gian Eisenhower là tập trung vào ưu tiên và quản lý các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của chúng. Phương pháp này giúp tách biệt và phân loại các nhiệm vụ thành các nhóm khác nhau, từ đó quyết định cách tiếp cận và sử dụng thời gian hiệu quả.

Mức độ Quan trọng
Đây là khía cạnh đo lường mức độ ảnh hưởng của một nhiệm vụ đến mục tiêu dài hạn và giá trị cá nhân. Chúng có thể liên quan đến sự phát triển cá nhân, sự nghiệp, quan hệ, sức khỏe hoặc những mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống. Các nhiệm vụ ở mức độ này không mang lại kết quả ngay lập tức, vì vậy nên cũng dễ bị xao nhãng.

Mức độ Khẩn cấp
Đây là khía cạnh đo lường mức độ cần thiết và thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Các nhiệm vụ khẩn cấp thường liên quan đến thời hạn, yêu cầu ngay lập tức hoặc có thời hạn gấp, có thể gây hậu quả nếu không hoàn thành kịp thời.

Phân loại nhiệm vụ
Dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp, ma trận quản lý thời gian Eisenhower phân loại các nhiệm vụ thành bốn loại khác nhau: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng và không quan trọng và không khẩn cấp. Mỗi loại nhiệm vụ đòi hỏi một cách tiếp cận và xử lý khác nhau.

Bằng cách phân loại nhiệm vụ và xác định cách tiếp cận thích hợp cho từng loại, mỗi cá nhân có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả và đạt được cân bằng giữa các mục tiêu cá nhân và công việc. Nhiều người cho rằng các nhiệm vụ khẩn cấp thì đều quan trọng, nhưng thực tế thì không hẳn vậy.

Phương pháp M.I.T. (Most Important Tasks)

Phương pháp quản lý thời gian Most Important Tasks nhấn mạnh rằng chỉ tập trung vào một đến ba đầu việc quan trọng nhất cần làm trong ngày. Những nhiệm vụ này thường thuộc nhóm Khẩn cấp và Quan trọng trong ma trận Eisenhower nói trên.

Nếu những nhiệm vụ này được hoàn thành thì bản thân mỗi người sẽ có cảm giác hôm đó đã thành công. Phương pháp này giúp chúng ta sắp xếp thời gian một cách hợp lý hơn, có lộ trình rõ ràng và giảm được áp lực trong một ngày.

Phương pháp quản lý thời gian Pomodoro

Pomodoro là phương pháp làm việc trong 25 phút sau đó nghỉ 5 phút và lặp lại liên tục quá trình đó. Theo nhiều nghiên cứu, phương pháp này tạo áp lực thời gian để chúng ta tập trung làm việc, đồng thời khoảng thời gian nghỉ giúp làm giảm căng thẳng và cho chúng ta khoảng thời gian thư giãn.

Phương pháp quản lý thời gian The 2 - Minute Rule

Đây là phương pháp được David Allen đề cập trong cuốn sách Getting Things Done giúp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.

Theo phương pháp The 2-Minute Rule, nếu có một công việc nào đó mà chúng ta có thể hoàn thành trong vòng 2 phút hoặc ít hơn, hãy làm nó ngay lập tức, không suy nghĩ hay chần chừ.

Phương pháp này giúp chúng ta giải quyết những công việc nhỏ một cách nhanh chóng, hiệu quả, tránh cảm giác bận rộn. Ngoài ra, việc hoàn thành những việc nhỏ cũng giúp chúng ta giải phóng thời gian và tập trung vào những hoạt động quan trọng hơn.

Phương pháp quản lý thời gian Batching (Làm theo nhóm)

Batching là phương pháp do Tim Farris viết trong cuốn “Tuần làm việc 4 giờ”. Phương pháp quản lý thời gian này được sử dụng để tập trung hoàn thành các công việc tương tự trong cùng một thời gian. Thay vì làm chúng rời rạc và lẫn lộn xen kẽ trong quá trình làm việc hàng ngày, chúng ta sẽ sắp xếp vào một khối thời gian cố định.

Một ví dụ cụ thể hơn: Thay vì xem và trả lời Email liên tục trong suốt cả ngày, chúng ta có thể sắp xếp một khoảng thời gian cố định để xử lý toàn bộ Email đó. Điều này giúp tập trung hoàn thành công việc nhanh hơn, giảm sự phân tán và giúp chúng ta dành thời gian cho các hoạt động khác.

Thuyết Bốn lò lửa (The Four Burners Theory)

Thuyết Bốn lò lửa được James Clear, tác giả của cuốn sách “Những thói quen tí hon” nhắc đến trong một bài viết trên blog cá nhân.

Hãy tưởng tượng rằng, cuộc sống như một cái bếp có 4 lò, mỗi lò là biểu tượng cho một mặt của cuộc sống: Lò gia đình, lò bạn bè, lò sức khỏe, lò công việc. Lý thuyết Bốn lò lửa cho rằng, muốn thành công, chúng ta phải tắt đi một trong bốn lò. Và để thành công tuyệt đối, cần phải tắt đi hai trong số bốn lò”.

Có nghĩa là, cuộc sống chính là một chuỗi những lựa chọn không hoàn hảo. Do đó, khi phải lo cho gia đình thì nên chấp nhận tắt lò công việc và bạn bè, sau đó hẵng bù đắp. Còn nếu đang làm việc, hãy bật lò công việc lên thật rực cháy, tạm gác qua gia đình, sức khỏe,...

Lời kết:

Qua bài viết, Trùm sách đã khái quát 6 phương pháp quản lý thời gian giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Hy vọng những thông tin trong bài viết mang lại giá trị đến bạn đọc. Đừng quên theo dõi Trùm sách thường xuyên để cập nhật thêm nhiều kiến thức về sách và đời sống.